-Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Филиала; -Осуществление организации делопроизводства и документооборота в Филиале: - прием, просмотр, сортировка, регистрация поступающих документов по электронным каналам связи (общий электронный ящик Филиала, VipNet, СЭД госорганов, личные кабинеты Госорганов, факс и т.д.) в соответствии с утвержденными нормативными документами Компании; -прием, просмотр, сортировка, регистрация поступающих документов Почтой России и курьерскими службами в соответствии с утвержденными нормативными документами Компании; - прием, просмотр, сортировка, регистрация жалоб/писем застрахованных в СЭД в соответствии с утвержденными нормативными документами Компании, - направление на рассмотрение руководителю Филиала через СЭД входящих документов, маршрутизация в соответствии с резолюцией руководителя Филиала на исполнение в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы (подготовки ответов); - ведение в СЭД контроля исполнения документов работниками Филиала, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений руководителя Филиала, взятых на контроль (входящие, служебные записки, приказы, распоряжения); - участие в подготовке номенклатуры дел Филиала; - организация формирования и оперативного хранения в соответствии с номенклатурой дел документов общего делопроизводства (организационно-распорядительных, входящих/исходящих, внутренних и служебных документов); - оказание консультаций сотрудникам Общества по подготовке документов и работе в СЭД; - ведение документооборота в СЭД в соответствии с методическими рекомендациями. - участие в экспертизе ценности документов, отборе документов на фактическое конфиденциальное уничтожение, утративших свою практическую ценность. -Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя Филиала; -Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя Филиала; -Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования; -Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и принятие информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи; -По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов; -Оформление приказов и распоряжений директора в соответствии с утвержденными нормативными документами Компании, регистрация в СЭД и доведение их до сведения работников Филиала в соответствии с методическими рекомендациями СЭД. |